Anda pernah mendapatkan sms iklan dari penyedia jasa telekomunikasi dimana anda berlangganan? Atau email yang berisi iklan di email pribadi anda. Semuanya tanpa kita minta hadir tanpa meminta ijin atau kita perlukan. Sekolah mungkin tidak perlu beriklan sedemikian rupa dalam menjaring siswnya. Namun untuk menjalin komunikasi setiap saat dengan orang tua siswa hal diatas patut di coba.
Banyak orang yang bertanya kepada saya mengenai bagaimana memilih sekolah yang baik? Jawaban saya singkat saja, pilih sekolah yang mempunyai sistem komunikasi yang bagus.
Berikut ini adalah sistem komunikasi apa yang perlu dibangun sekolah agar komunikasi guru dan orang tua terjalin baik. Banyak alternatif media yang bisa anda pilih. Silahkan pilih cara berkomunikasi yang sesuai dengan kemampuan sekolah anda.
* Sms, sistem ini sangat singkat dan simple satu berita akan terkirim ke ratusan nomor orang tua siswa. Isinya bisa apa saja dari mengabarkan kapan masuk sekolah sampai hal-hal yang darurat yang bisa diketahui khalayak dengan segera.
* Mailing list di yahoo atau google groups. Sangat murah dan effisien. Namun permasalahanya tidak banyak yang terbiasa mengakses internet apalagi bisa ikut serta dalam milis.
* Buletin kertas. Cara yang lumayan memakan anggaran apalagi jika dicetak berwarna. Bayangkan untuk seluruh siswa, sekolah akan mencetak bulettin yang terbit bisa sebulan sekali atau dua kali. Isinya berupa kegiatan di tiap kelas sampai pengumuman yang penting bagi orang tua siswa.
* Rapat tatap muka. Siapa bilang di jaman internet sekarang ini sudah tidak diperlukan. Ada banyak pihak yang masih mengaitkan pertemuan tatap muka dengan komitmen dari pihak sekolah. Usahakan pertemuan ini bisa berlangsung setiap awal tahun ajaran, atau jika ada hal penting yang ingin disampaikan silahkan undang orang tua siswa untuk datang ke sekolah jika ada hal yang ingin dibicarakan. Tentunya undangan yang diberikan jauh-jauh hari.
* Web statis atau blog. Kedua-duanya sama manfaatnya dan diperlukan orang yang benar-benar ditugaskan untuk memeliharanya. Anda juga bisa menaruh berita mengenai pendaftaran, marketing atau dokumen lain yang bisa orang tua unduh.
* Buku komunikasi. Sebuah buku yang menjembatani komunikasi orang tua dengan sekolah. Isinya bisa catatan apa yang harus dibawa esok hari, pemberitahuan kejadian sekolah hingga pujian akan tingkah laku siswa yang bisa orang tua baca.
* Phone tree (atau system nomer telepon) dari orang tua siswa yang saling berhubungan. Hal ini penting dalam upaya menyampaikan informasi di sekolah.
* Twitter, sama seperti sms sangat singkat dan berisi pemberitahuan mengenai hal-hal yang penting untuk diketahui siswa.
Kesimpulannya jangan pernah merasa cukup dalam menyebarkan informasi pada orang tua siswa, karena lebih baik terlalu banyak informasi yang disampaikan daripada kurang, yang lebih berpotensi menimbulkan kesalahpahaman. Jadi beda saat kita bersekolah dahulu, penyebaran informasi dari mulut ke mulut (mouth to mouth) menjadi tidak berlaku lagi dikarenakan teknologi, dari satu ucapan saja maka informasi bisa mendunia (world of mouth).
